Коммуникации в организации

Каймакова М

Коммуникации в организации

Ульяновск : УлГТУ, 2008

В учебном пособии рассматриваются вопросы методологии коммуникативных процессов, особенностей делового общения в новых экономических условиях, вербальных и невербальных средств коммуникаций, форм делового общения; исследуются различные виды и уровни коммуникации. Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 061100 «Менеджмент организации».

Учебно-методическое пособие является электронной версией книги:

Каймакова М. В. Коммуникации в организации. Ульяновск : УлГТУ, 2008

ЛЕКЦИЯ 1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Сущность и виды коммуникаций

1.2. Коммуникация как функция управления организацией

1.3. Понятие организации

1.4. Характеристики внешней среды

ЛЕКЦИЯ 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации

2.2. Структура внутренних коммуникаций

ЛЕКЦИЯ 3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Виды коммуникаций в организации

3.2. Межличностные коммуникации в организации

3.3. Современные коммуникационные технологии в организации

ЛЕКЦИЯ 4. КОММУНИКАТИВНЫЕ ПРОЦЕССЫ

4.1. Коммуникативный процесс: производство, мультипликация, распространение,

прием, распознавание, использование информации

4.2. Прохождение информации по элементам коммуникативной системы

4.3. Обеспечение процесса коммуникаций. Общение как коммуникативный процесс

ЛЕКЦИЯ 5. ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

5.1. Деловое совещание

5.3. Деловые переговоры

ЛЕКЦИЯ 6. ПРЕЗЕНТАЦИЯ

6.1. Цели презентации

6.2. Подготовка к презентации

6.3. Как сделать презентацию

6.4. Презентация товара при продаже

6.5. Типы презентации товаров и услуг

6.6. Коммуникативные приемы подхода к покупателю

ЛЕКЦИЯ 7. САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ

7.1. Положительный имидж

7.2. Анализ своих целей

7.3. Как проанализировать свой товар «товар»

7.4. Приемы установления контакта

7.6. Деловая одежда

7.7. Уверенность в себе

7.8. Если вы “закрыты” для других

7.9. Если вы “открыты” для други

7.10. Позитивный тип делового партнера

7.11. Респектабельный тип делового партнера

7.12. Оптимально настроенный тип делового партнера

ЛЕКЦИЯ 8. ВИДЫ ОБЩЕНИЯ

8.1. Познавательное общение

8.2. Убеждающее общение

8.3. Экспрессивное общение

8.4. Суггестивное общение

8.5. Ритуальное общение

ЛЕКЦИЯ 9. МАРКЕТИНГОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

9.1. Особенности маркетинговых коммуникаций

9.2. Процесс маркетинговых коммуникаций

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.

Источник:
Каймакова М
Коммуникации в организации Ульяновск : УлГТУ, 2008 В учебном пособии рассматриваются вопросы методологии коммуникативных процессов, особенностей делового общения в новых экономических
http://www.aup.ru/books/m561/

Коммуникации в организации

Коммуникация — это взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Различают следующие виды коммуникации:

— письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.

Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нис- ходящие и восходящие потоки.

Нисходящее направление — коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню.

Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящее направление — перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированность действий. В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом — происходит спонтанно.

Элементами коммуникации являются:

— помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.

Источник — в организации источником коммуникации являются сотрудники.

Кодирование — перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала — цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.

Канал — передаточный механизм от источника к приемнику. В организации — это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка — прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.

Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, что позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понят шифр, неувязка информации с положением лица, посылающего ее, при передаче обнаруживаются шумы.

Коммуникация в организациях — это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

1. Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание в виде символов, которые затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает. Процесс коммуникации представляет модель, рис. 25. В этой модели процесс коммуникации односторонний без обратной связи.

Рисунок 25. — Модель коммуникации как действия

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи (рис. 26)

Рисунок 26. — Модель коммуникации как взаимодействия

3. Коммуникация как процесс. Сутью этой модели (рис. 27) является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли источника и получателя информации.

Рисунок 27. — Модель коммуникации как процесса

— коммуникация в малой группе;

Внутриличностная коммуникация — это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной. Обратная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация — это коммуникация с другим человеком. Является самой распространенной. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи — взгляд или звук, а обратной связью — ответ каждого участника коммуникации.

Коммуникация в малой группе. Каждый индивидуум может участвовать в обсуждении. Может быть услышан, может взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа больше 10-12 человек.

Общественная коммуникация. Источником информации является выступающий, который передает послание аудитории (получателям информации). Каналы те же, что и при межличностной коммуникации или в малой группе (взгляд, звук). Можно использовать и технические средства в виде визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. П.). Обратная связь ограничена. Этот тип коммуникации возникает на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация возникает в пределах организации и направлена на достижение целей организации, является частью _ротельности организации. Примером такой коммуникации является связь между отделами предприятия, отчеты отделов, ведомости учета, которые передают информацию другим отделам.

Внешняя оперативная коммуникация отражает достижения организацией своих целей или межорганизационную деятельность. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече.

Для обеспечения эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации создаются многочисленные руководства и правила. Основной упор в них делается на ликвидацию всяких помех и барьеров. Например, даются такие рекомендации руководителю, к которому поступает информация от подчиненных:

— предоставьте говорящему свободу;

— дайте понять говорящему, что вы хотите слушать;

— устраните раздражающие факторы;

— постарайтесь понять точку зрения собеседника;

— легко принимайте возражения и критику;

— умерьте свой темперамент;

— задавайте точные вопросы.

Для осуществления всех видов коммуникаций важное значение имеет обратная связь, которая в организации может осуществляться различными путями, которые представляют собой сети коммуникаций.

Существуют различные виды сетей коммуникаций:

Круг — эта сеть коммуникаций является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Колесо — эта сеть коммуникаций, она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена.

Многоканальная сеть — представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Используемые типы коммуникаций представлены на рис. 28.

Рисунок 28. — Типы комму никационных сетей:

а — круг; б — цепь; в — «У»; г — колесо

Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование организации, на чувство удовлетворенности ее членов. Структура в виде колеса считается наиболее простой для организации.

Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Руководитель прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Для обеспечения точности передачи информации руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенное время, в определенном направлении и последовательности. Успешно функционируют те организации, где сотрудники единолично не контролируют коммуникации, где поощряется участие всех сотрудников в потоке коммуникаций.

Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации.

В стабильных организациях можно разрабатывать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания.

В динамической организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций, из-за передачи нерутинной информации требуются иногда частые изменения сети коммуникаций.

Источник:
Коммуникации в организации
4. Коммуникации в организациях
http://textb.net/90/20.html

Коммуникации в организации

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими зве­ньями между руководителем и его подчиненными, между руководи­телями одного уровня, между организацией и внешней средой. В по­вседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководите­лей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, по­ставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатывае­мой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и при­нимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения по­ставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодей­ствие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи све­дений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители раз­вивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необ­ходимую информацию на всех уровнях управления.

Целью моего реферата является, изучение того, как организационные коммуникации действуют на практике.

Задачами являются изучение того, как связаны коммуникации с деятельностью служащих в организации, какую роль они играют в организации, как ими можно управлять.

В моем реферате я буду изучать организационные коммуникации на примере организации, которая называется ОАО «Петролеспорт».

Главной трудностью при написании моего реферата является изучение практической части материала, т.к. я имею не достаточно информации о собственном предприятии.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причи­нам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучше­нии данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и вы­ражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации, содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах дея­тельности[1].

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмо­циональное выражение и передача информации. С помощью ком­муникативности осуществляется контроль поведения членов груп­пы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работни­ка, например, просят привести свои действия в соответствие со стра­тегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работ­ников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Для большинства людей их работа является первичным источни­ком социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осу­ществляется в группе, является механизмом, с помощью которого чле­ны группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работ­ников и позволяет реализовывать социальные потребности. Сущест­венное значение имеет и функция коммуникативности, которая свя­зана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предо­ставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентифи­кации и оценки альтернативных решений[2].

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточ­ненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвя­зи между используемыми символами; прагматика коммуникаций свя­зана с их результативностью и эффективностью при достижении оп­ределенных целей.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из эле­ментов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики уп­равления считают, что формы, в которых осуществляются коммуни­кации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) ин­формации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифров­ки и получения информации, а также значение обратной связи.

Источник:
Коммуникации в организации
Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими зве­ньями между руководителем и его подчиненными, между руководи­телями одного уровня,
http://www.refmanagement.ru/ritem-2078-1.html

Межличностные коммуникации в организации

Сотрудники компаний и в лучшие времена часто остаются недовольны уровнем общения с руководителями. А в сегодняшние дни данная проблема только усугубляется.

Об организационных коммуникациях на HR-собраниях и в специальной прессе сказано много, хотя зачастую то, что под этим понимается, совсем не является таковым. В этой статье будет говориться о тех коммуникациях, которые затрагивают определенную компанию и включают отношения, возникающие между ее персоналом.

Чтобы наладить коммуникации в организации применяются самые разные способы (встречи на различных уровнях, почтовые ящики для обратной связи, обсуждения вопросов и проблем на страницах местной печати, дискуссии и т.д.).

Межличностные коммуникации в организации должны обладать следующими характеристиками:

Быть точными и ясными;

Прозрачными, а сообщаемая информация – основана на достоверных фактах;

Должны людей побуждать к лучшим интересам и помогать справляться с атмосферой недоверия в коллективе.

Но нередко коммуникациями внутри компании пренебрегают. Это происходит по разным причинам, например, нехватка времени у руководителей (давящие сроки, важные проекты, встречи и т.д.), общая загруженность рабочей информацией, а также многолетняя традиция односторонних связей сверху вниз.

Кроме объективных причин коммуникации затрудняют и субъективные факторы. Например, предвзятое отношение людей, которые отвергают новые идеи по причине их новизны, кажущейся сомнительной с первого взгляда, или в силу стереотипов. В итоге происходит искажение восприятия сообщения и снижается его эффективность, как следствие, замедляется процесс обратной связи.

Эксперты российского трудового рынка отмечают: современные работники не склонны повиноваться смело приказам руководства. Сегодня профессионалы обладают большой независимостью: они уходят из организации, не задумываясь, если их что-то не устраивает. Для них имеют большое значение личные потребности. В конечном счете, зависит только от них самих, сколько усилий будут прилагать сотрудники, выполняя ту или иную работу. Им нужна уверенность в том, что работодатели заботятся о них.

К сожалению, некоторые руководители не принимают этого во внимание. Попытки руководителей решить корпоративные проблемы малыми средствами: постановка более эффективной цели, введение системы оплаты по результатам, редкие командные тренинги далеко не всегда могут дать должный результат. Людям часто недостает просто человеческого отношения.

Но одно дело понимать, что людям нужно такое отношение, и совсем другое – реализовывать идею. Для этого необходимо иметь не только четко сформулированную цель, но и определенно обозначенные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководство компании показывает своим работникам, как именно оно собирается завоевывать доверие персонала.

Ежедневно сотрудники отдела кадров решают множество разнообразных вопросов, поэтому часто получается так, что проблемы внутренних коммуникаций откладываются в «долгий ящик». Через некоторое время эти нерешенные проблемы могут привести к большим финансовым потерям. Среди множества моментов, к которым необходимо проявлять особое внимание, выделаются:

2. Чрезвычайная ситуация на месте работы относительно безопасности и здоровья сотрудников.

3. Трагическая ситуация.

4. Дискриминация и преследование.

Общение внутри организации может помочь в решении многих проблемных ситуаций, которые возникают на рабочем месте.

За период долгого времени работодатели не сталкивались с проблемами или вопросами, связанными с работниками, которые когда-то состояли на военной службе.

Есть закон, обеспечивающий защиту работы и интересов представителей силовых структур. Говоря о вопросе отставки, государство возлагает дополнительные обязательства на работодателей. Их действия должны соответствовать только действующему законодательству.

Рекомендация: обновляйте и как можно быстрее распространяйте информацию. Убедитесь, что все ваши сотрудники (даже, если их это не касается) понимают обязанности и права людей, призванных на службу. Эти сотрудники должны получить всю необходимую документацию, относящуюся к данной ситуации. Например, уведомление, которое предоставил работодатель, льготы и компенсации, документ для подтверждения права на восстановление.

Как справиться с трагедией?

Часто в жизни случаются ситуации, которые никого не оставляют равнодушным. Если кто-то из сотрудников столкнулся с трагедией, то это отражается на настроении всего коллектива. Переживания часто могут быть не видны со стороны. Но умный начальник всегда поддерживает такой уровень общения, который помогает справиться и пережить все трудности.

Рекомендация: создайте «командный центр», который должен будет распространять информацию обо всех изменениях и последних новостях, а также давать консультации по всем вопросам. Для этого можно использовать все доступные средства СМИ: электронную и голосовую почту, доску объявлений, интранет и т.д. Содействуйте использованию программы помощи работникам. Подготовьте специалистов, способных оказать помощь сотрудникам в ситуациях, которые требуют особого внимания.

Чрезвычайные происшествия на рабочих местах

Работодатели по закону обязаны обеспечивать персоналу безопасные рабочие места. Сотрудники должны быть проинформированы о плане действий в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Дискриминация и преследование

Долгое время предприниматели старались бороться с дискриминацией и домогательствами на рабочем месте. К сожалению, данные проблемы всегда актуальны, особенно для работодателей, у которых в компании большое количество людей.

Рекомендация: регулярно информировать сотрудников о том, что домогательства и дискриминация – неприемлемое явление в данной организации. Делайте акцент на толерантности в отношениях. Донесите до сотрудников информацию о том, какое поведение в компании недопустимо. Научите менеджеров среднего звена разрешать конфликтные ситуации.

Источник:
Межличностные коммуникации в организации
Сотрудники компаний и в лучшие времена часто остаются недовольны уровнем общения с
http://hr-ru.com/2012/01/mezhlichnostnye-kommunikacii-v-organizacii/

(Visited 2 times, 1 visits today)

CATEGORIES