Как организовать свою жизнь

Wunderlist и GTD

Wunderlist и GTD. Как организовать свою жизнь и бизнес?

Добрый день, читатели блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Сегодня жизнь несет в себе множество информации и каждый день мы решаем большое количество разноплановых задач. Удержать в голове все это невозможно, да и не нужно. Для этих целей служат системы и инструменты тайм-менеджмента.

В статье хочу поделиться с вами исчерпывающей системой управления своими делами и жизнью в целом, построенной на основе GTD (Getting Things Done — привести дела в порядок).

Из статей блога понятно, что я являюсь большим поклонником системы Дэвида Аллена и делюсь вариантами внедрения GTD, используя разные инструменты. Для тех, кто только начинает упорядочивать свои дела и список его задач не больше одного-двух тетрадных листов, можно использовать самый простой инструмент – блокнот и ручку. О том, как интегрировать систему GTD с простым блокнотом, можно прочитать здесь. Но если количество задач в вашей жизни продолжает расти, появляется множество разноплановых проектов, без автоматизации процесса упорядочивания дел уже не обойтись.

Сегодня делюсь со своим читателем вариантом создания системы управления делами, которая рассчитана на тех, кто еще имеет небольшой опыт применения системы GTD, но имеет большой список дел и проектов.

А для того, чтобы ваша система управления делами была легка, удобна технически реализуем ее сегодня с помощью программы Wunderlist (вундерлист).

Wunderlist – это простая в применении кроссплатформенная программа. Она бесплатна для любых систем компьютера и смартфона.

Для начала определимся с основными понятиями в методике GTD

Входящее (INBOX) – единый список для записи любой поступающей информации: все задачи, дела, проблемы, идеи, мысли.

Следующее действие – элементарное, простое действие (одношаговая задача).

Проект – задача (результат), для достижения которой требуется более одного элементарного, простого действия (многошаговая задача или задача с подзадачами).

Контекст — особые условия, необходимые для выполнения задачи.

Контексты условно делятся на 4 основные категории:

  • по инструменту (то, что необходимо для выполнения задачи): звонки(телефон), компьютер и т.д
  • по месту (где можно выполнить задачу): дома, офис, на выезде и т.д
  • по личности (с каким человеком можно выполнить задачу): муж, жена, начальник, коллега, партнеры и т.д
  • по действию (что нужно делать для выполнения задачи): прочитать, просмотреть, купить и т.д
Методика GTD базируется на трех основных принципах:
  1. Не храним никакую информацию в голове. Все записываем во входящее (INBOX).
  2. Внедряем привычку принимать решение о следующем действии по каждой записанной задаче.
  3. Организовать напоминание о действиях в единой системе.

В результате обработки входящие превращаются в задачи, которые могут оказаться в одном из пяти списков:

Как организовать работу с каждым из этих списков можно прочитать здесь.

Это очень краткий обзор системы. Советую всем заинтересовавшимся системой Аллена прочитать его книгу «Как привести дела в порядок».

Освежив в своей памяти основы GTD, посмотрим, как можно их реализовать в приложении Wunderlist и создать свою личную систему управления делами.

Устанавливаем приложение на свой компьютер и смартфон с сайта https://www.wunderlist.com.

Чтобы начать работать с любой версией программы, необходимо создать учетную запись, т.е зарегистрироваться в системе. Нажимаем на «Создать бесплатную учетную запись», вводим свое имя, адрес электронной почты и придумываем пароль.

Первоначально Wunderlist предстает перед нами в таком виде:

Проведем базовые настройки программы.

Нажимаем левой кнопкой мыши по своему имени и заходим в «Параметры учетной записи». Выбираем пункт «Общие», меняем начало недели на «Понедельник» и переходим на русский язык. Затем переходим в «Смарт-списки». Ставим статус «Отображаться» напротив категорий «Отмеченные», «Сегодня», «Неделя».

Затем переходим в «Уведомления». Произведите настройки по своему усмотрению. Для себя я оставляю только Push-уведомления. Уведомления на электронную почту только засоряют ее, а уведомления на рабочий стол излишне отвлекают.

Теперь перед нами основное рабочее окно приложения, на котором автоматически созданы следующие списки:

Создадим дополнительные списки, необходимые для дальнейшей работы.

Для этого нажимаем левой кнопкой мыши на поле «+Создать список» и в появившемся меню вводим название списка – «Следующие действия». Нажимаем «Сохранить».

Аналогичным образом создаем списки:

Всего получилось 9 категорий-списков – это основа вашей будущей системы управления делами. В следующей статье разберем подробнее назначение и принцип работы каждого из них.

Если понравилась статья, ставьте лайк, делитесь с друзьями, а главное — внедряйте в течение 72 часов от текущего момента! И это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Если есть предложения, идеи и пожелания, приглашаю поделиться ими в комментариях.

Подписывайтесь на рассылку блога, чтобы не пропустить новые статьи!

Источник:
Wunderlist и GTD
Сегодня делюсь со своим читателем вариантом создания системы управления делами, которая рассчитана на тех, кто еще имеет небольшой опыт применения системы GTD, но имеет большой список дел и проектов и технически реализуем ее с помощью программы Wunderlist
http://tvoe-reshenie.com/wunderlist-i-gtd-kak-organizovat-svoyu-zhizn-i-biznes-2/

Wunderlist и GTD

Wunderlist и GTD. Как организовать свою жизнь и бизнес? Часть 3

Здравствуйте, читатели блога!

Мы подошли к заключительной части построения личной системы управления делами. Начало процесса построения системы можно посмотреть здесь и здесь. Посмотрим на конкретных примерах, как работает созданный тандем GTD и программы Wunderlist, а также познакомимся с тем, как обрабатывать входящую информацию и применять схему Дэвида Аллена. Постараюсь предельно подробно описать и показать на скриншотах эти процессы.

В течение дня поступила следующая информация:

  1. Не забыть оплатить кредит
  2. Подарок на день рождения сестре
  3. Уборка дома
  4. Позвонить клиенту
  5. Купить продукты
  6. Получить водительские права (не плохо бы было)
  7. Поменять провайдера домашнего интернета
  8. Выпивать ежедневно по 5 стаканов воды
  9. Записаться на прием к врачу
  10. Узнать у Маши рецепт пирога

Информация поступала из разных источников: что-то мы вспомнили, что-то поступило через e-mail, звонки, из общения с другими людьми и т.д Важно все, что вас так или иначе волновало и заботило в течение дня записать во входящие. В нашем примере во входящих появляется 10 записей.

Перейдем к обработке «Входящих». И начнем с первой заметки – «Не забыть оплатить кредит».

1.Не забыть оплатить кредит

Прогоняем эту заметку по схеме Дэвида Аллена:

-С этим можно что-то сделать (подразумевает ли данная информация выполнение конкретного действия)?

-Да (требуется зайти на сайт «Сбербанк онлайн» и выполнить платеж), значит это задача.

-Какое следующее действие?

-Зайти на сайт и выполнить платеж.

-Это займет меньше 2 минут?

— Я могу это делегировать?

-Когда я могу ее выполнить (до какого времени могу отложить ее выполнение)?

-Платеж необходимо совершить 5 числа каждого месяца.

Исходя из этих ответов, заметка «Не забыть оплатить кредит» является одношаговой задачей «Оплатить кредит», которую вы выполняете сами в определенный день.

Исходя из полученных данных, перемещаем нашу заметку в список «Следующие действия» (т.к это одношаговая задача). Для этого нажимает левой кнопкой мыши на поле задачи и, удерживая, перетаскиваем в список «Следующие действия». Теперь мы видим, что заметка ««Не забыть оплатить кредит» исчезла из списка «Входящие» и появилась в списке «Следующие действия».

Теперь необходимо переименовать задачу, установить ей контекст, срок и регулярность и добавить необходимую для ее выполнения дополнительную информацию. О том, как правильно формулировать задачи можно прочитать в этой статье.

Заметку «Не забыть оплатить кредит» переименуем в задачу «Оплатить кредит». Для этого в дополнительном меню к задаче в поле названия задачи пишем «Оплатить кредит»

Устанавливаем контекст. Выполнить эту задачу, например, можно на компьютере, ,т.е присваиваем контекст «Компьютер». Для этого в поле с название задачи дописываем тег «#компьютер». В названии задачи тег будет выделен синим цветом.

Затем, задаче устанавливаем срок и регулярность. Также можно выбрать дату напоминания о задаче.

Дополнительно можно в поле заметки добавить ссылку на сайт, через который проходит оплата кредита или любую другую важную информацию, необходимую при выполнении этой задачи (например, размер платежа)

Наша задача начинает отображаться в списке «неделя» (т. срок исполнения в течение 7 дней от текущей даты)

Переходим к обработке второй заметки из «Входящих» — «Подарок на день рождения сестре».

2.Подарок на день рождения сестре

Прогоняем заметку по схеме и получаем следующие метрики:

  • это многошаговая задача, т.е проект. Так как требуется определить что и где купить в подарок, затем купить подарок, возможно, его упаковать т т.д
  • у проекта есть крайний срок исполнения (дедлайн).

Перемещаем задачу «Подарок на день рождения сестре» в список «Проекты». Как видим, эта задача исчезает из списка «Входящие» и появляется в списке «Проекты».

Меняем формулировку задачи – «Купить подарок на день рождения сестре».

Разбиваем задачу на подзадачи. Например, «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках»,

«найти интернет-магазин и сделать заказ», «купить упаковочный материал».

Для этого в дополнительно меню к задаче «Купить подарок на день рождения сестре» в поле «+Добавить подзадачу» пишем «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках» и нажимаем «Enter». Появляется следующее поле «+Добавить подзадачу», куда записываем вторую подзадачу и т.д

К сожалению в программе Wunderlist нельзя устанавливать контекст и срок для подзадач. Таким образом, список подзадач для нас будет планом действий по проекту.

Можно прописывать сразу все необходимые действия для решения корневой задачи, можно прописывать только одно первую подзадачу, а после ее реализации дописывать следующие. Это зависит от ваших предпочтений и самой задачи. В нашем примере, мы определили план действий.

Выбираем первую подзадачу и определяем контекст ее выполнения. Например, для выполнения подзадачи «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках»,можно позвонить ей по телефону.

Дописываем тег «#звонки» в название корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре» или в названии подзадачи «Спросить у сестры о ее предпочтениях в подарках».

Затем устанавливаем срок в меню корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре». Срок можно установить для задачи в целом или для первой подзадачи, выполнение которой мы запланировали. Я предпочитаю устанавливать сроки только в крайних случаях, т.е только тогда, когда задача или подзадача должна быть выполнена именно в этот день, в любой другой день ее выполнить будет невозможно или нецелесообразно.

Так подзадачи в нашем примере можно выполнять абсолютно в любой день, главное успеть выполнить все подзадачи до наступления дня рождения сестры. Поэтому в нашем случае, предлагаю установить срок для корневой задачи «Купить подарок на день рождения сестре». Например, день рождения сестры – 20.07, мы установи срок исполнения задачи – 19.07. Дополнительно можно установить напоминания о важном событии, например — каждый понедельник.

Также можно добавлять дополнительную информацию по задаче( ссылки интернет-магазинов, идеи подарков, цены, контакты и прочее).

Также можно (очень советую. ) сделать заметку с датой рождения сестры в списке «Памятные события» вашего Архива.

Для этого, левой кнопкой мыши выбираем из список «Памятные события» и добавляем задачу «День рождения сестры», устанавливаем дату и регулярность – «ежегодно». Теперь вы никогда не забудете о важных событиях в вашей жизни.

Снова прогоняем информацию по схеме. Получаем следующие метрики:

  • это задача
  • задача одношаговая
  • сделать это можно только находясь дома
  • выполнить можно при любой возможности, т.е срок конкретный не установлен

Переносим задачу в список «Следующие действия», переформулируем как «Убраться дома», добавляем контекст «Дома».

Это простая одношаговая задача, выполнимая при возможности делать звонки по телефону, срок у задачи допустим определен на сегодня.

Тогда задачу «позвонить клиенту» направляем с список «Следующие действия», добавляем контекст «Звонки» и устанавливаем срок – текущая дата. В этом случае нашу задачу видим с списке «Следующие действия» и в списке «Сегодня».

Это простая одношаговая задача, которую вы могли бы выполнить после работы по дороге домой.

Таким образом, задачу «купить продукты» направляем в список «Следующие действия» и добавляем контекст «#навыезде», устанавливаем дату — сегодня. Также для выполнения такой задачи неплохо бы иметь список покупок, его можно создать в заметке к задаче.

6. Получить водительские права

Допустим на сегодняшний день это будет больше ваше пожелание, конкретные действия вы пока не планируете. Тогда запишем данную информацию в список «Когда-нибудь». Периодически будем просматривать этот список и возможно наступит момент, когда вы будете готовы начать практические действия на пути к этой мечте.

7. Поменять провайдера домашнего интернета

Проанализировав эту информацию по схеме, мы поняли, что это задача-проект и его можно поручить выполнить, например, мужу. Задачу перетаскиваем в «Проекты», добавляем тег «#ожидание» и «#муж».

8. Выпивать ежедневно по 5 стаканов воды

Эта задача из серии задач-привычек, которая должна выполняться на регулярной основе. С такими задачами можно поступать так. Разбиваем задачу на 5 подзадач, устанавливаем срок выполнения – сегодня и регулярность – ежедневно. Переносим задачу из «Входящих» в «Проекты».

По мере выполнения подзадач, будет виден прогресс исполнения задачи и мотивировать вас на дальнейшие свершения.

9. Записаться на прием к врачу

Допустим, что мы уже знаем телефон доктора и нам необходимо всего лишь набрать номер и договориться о дате приема.

В связи с таким предположением, задачу переносим в «Следующие действия», присваиваем тег «#звонки».

10. Узнать у Маши рецепт пирога

Задача предполагает позвонить подруге Маше и узнать рецепт пирога, а затем сохранить его в своей системе.

Переносим задачу в «Следующие действия», добавляем тег «#звонки».

А когда позвоним и запишем рецепт, сохраняем его в заметке в списке «Рецепты» нашего Архива.

Таким образом, мы закончили разбор входящих и рассортировали все задачи.

Как уже отмечалось ранее, что наши действия и приоритетность выполнения задач должна определяться нашими целями. В нашей системе предусмотрен список «Цели». Давайте предположим для наглядности, что в нашем примере одной из целей является финансовая цель – «Погасить кредит досрочно».

Создадим соответствующую задачу в списке «Цели». Детализируем нашу цель — пропишем план действий, сроки в поле заметки.

Затем, исходя из обозначенного плана достижения цели, нужно сформулировать конкретные задачи. Например, в нашем случае, у нас есть уже задача «Оплатить кредит». Она относится к достижению нашей цели.

Предлагаю отмечать задачи по вашим целям маркером «Звездочка», тогда вы будете всегда видеть сколько главных задач у вас и как вы их выполняете. Главные задачи всегда будут в начале списка.

Это был этап планирования — задачи рассортированы по спискам, контекстам, установлены сроки

Теперь перейдем к этапу выполнения рассортированных задач. Все, что на необходимо выполнить находится в списках: «Сегодня», «Неделя», «Контексты», «Отмеченные».

«Сегодня» и «Неделя» — это срочные задачи, т.е задачи которым установлен конкретный срок исполнения.

«Отмеченные» — это приоритетные задачи или задачи по целям.

«Контексты» — задачи, которые выполняем в удобное время при определенных условиях (контекстах), а также делегированные задачи для контроля.

Начинаем свой день с выполнения задач из списка «Отмеченные», затем из списка «Сегодня». Потом проводим обзор задач из списка «Неделя»на предмет того, можно ли что-то выполнить раньше. Затем в течение дня выполняем дела из списка «Контексты». Как пользоваться этим списком?

Как говорилось ранее список «Контексты» представляет собой список задач-заметок. Нажимаем на него и выпадает список всех наших контекстов (в отличии от задач они написаны синим цветом). А нажимая на конкретный тег, появляется список всех задач с таким же тегом.

Например, в течение дня есть время и возможность сделать звонки. Идем в список «Контесты», выбираем тег «#звонки» и получаем список всех звонков, которые вы планировали в своей системе.

Затем вы направляетесь домой из офиса и смотрите тег «#навыезде».Покупаем продукты по списку.

Приехали домой и открыли тег « #дом». Сделали уборку.

Ежедневно проверяем тег «#ожидание» для контроля делегированных задач.

Таким образом, система дает возможность устанавливать приоритетность задач исходя из целей, не забывать о срочных задачах, выполнять подряд однотипные по контексту задачи, что увеличивает вашу продуктивность в разы и помогает держать под контролем делегированные задачи.

А также у вас формируется личный архив полезной и нужной именно для вас информации. И все это в одном месте!

Надеюсь, что эта серия статей пригодится всем, кто начинает приводить свою жизнь в порядок, кто любит управлять своей жизнью, а не плыть по течению.

Главное помните, что каждая завершенная задача – это еще один шаг к достижению одной из ваших целей! И они находятся под вашим контролем!

Понравился материал – не забудь внедрить в течение 72 часов от текущего момента!

Буду рада вашим комментариям!

Понравилась статья — ставьте лайк и делитесь с друзьями!

Источник:
Wunderlist и GTD
Посмотрим на конкретных примерах, как работает созданный тандем GTD и программы Wunderlist, а также познакомимся с тем, как обрабатывать входящую информацию и применять схему Дэвида Аллена.
http://tvoe-reshenie.com/wunderlist-i-gtd-kak-organizovat-svoyu-zhizn-i-biznes-chast-3/

Как организовать свою жизнь и быт в новом году: доска напоминаний вам в помощь

Как организовать свою жизнь и быт в новом году: доска напоминаний вам в помощь

Вряд ли найдётся человек, ни разу не начинавший новую жизнь с первого января. Спорт, здоровое питание, иностранные языки — вот самые распространённые направления «новой жизни». Мы же хотим предложить вам более реальную и, безо всяких сомнений, полезную привычку, которая не только во многом облегчит вам жизнь, но и положительно скажется на интерьере.

Что это? Семейный командный центр — место, где концентрируется вся информация, счета и планы вашей семьи. Здесь могут быть графики уборки квартиры, выгула собаки, мытья аквариума. Списки гостей на семейное торжество, важные номера телефонов, расписания занятий в школе или на курсах повышения квалификации — всё то, что имеет особое значение для вас и вашей семьи, отныне будет организовано и подробно расписано.

И что особенно важно для нас — ваш командный центр станет полноправной частью интерьера. Для начала, разумеется, нужно найти подходящее место для досок, графиков и органайзеров. Лучше всего подходит прихожая и кухня.

Выбираем поверхность. Самая эргономичная и простая — меловая доска. Специальной краской, по которой потом можно будет писать мелками, мы предлагаем окрасить дверь, например в кладовку.

Ещё один отличный вариант — пробковая поверхность.

Доски с крепежами, декорированные собственными руками, сами по себе произведение искусства.

Однако самый удобный и эргономичный вариант — это комбинация вышеописанных инструментов и пара деталей для пущего счастья: фото в рамке, памятная вещица и сувенир из путешествия.

Ещё одно удобное место для командного центра — стена напротив рабочего места. Разумеется, если за этим столом каждый день кто-то из вашей семьи напряжённо работает, лучше выбрать другое место.

Отличная идея — прикрепить все предметы на магнитную поверхность.

В краску для меловых досок некоторые производители начали добавлять магнитный порошок.

Продуманно оформленные доски напоминаний учат младшее поколение организованности, ответственности и собранности.

Меловая доска, расчерченная на сегменты несмываемым маркером или краской, — отличный способ организовать всю неделю или даже месяц.

Симметрия — классический способ организации пространства — сработает и при создании командного центра.

Глядя на оформление досок для напоминания, можно многое сказать о жизни их владельца.

Не забудьте повесить рядом с календарями и графиками часы.

Для младшего поколения, пока не способного добраться до верхних уровней вашего многослойного командного центра, стоит предусмотреть лавку-лесенку.

Источник:
Как организовать свою жизнь и быт в новом году: доска напоминаний вам в помощь
Как организовать свою жизнь и быт в новом году: доска напоминаний вам в помощь Вряд ли найдётся человек, ни разу не начинавший новую жизнь с первого января. Спорт, здоровое питание, иностранные
https://roomble.com/ideas/soveti-i-idei/organizatsiya-prostranstva/kak-organizovat-svoyu-zhizn-i-byt-v-novom-godu-doska-napominanij-vam-v-pomosch/

Как организовать свою жизнь эффективно

Возникает ли у вас вопрос: как стать хозяином жизни? Ведь зачастую жизнь многих из нас проходит в диком темпе и больше напоминает сменяющиеся слайды: работа, добраться до дома, приготовить поесть, прибраться, постирать, проверить уроки у детей (если они есть), немного пообщаться с близкими, может быть посмотреть фильм или передачу и забыться сном, и завтра с самого утра всё сначала. И так день за днём, год за годом. В таком темпе найти свободное время весьма трудно, но это необходимо, если вы хотите что-то изменить. И тут никак не обойтись без самоорганизации, без планирования, поскольку то даст возможность снизить стрессовую нагрузку. Начать жить в настоящем. Ведь многие из нас живут на некоторый отрезок времени в будущем — "я сделаю это, когда. . . ", или в прошлом — " это сделал, то не забыл, эх если бы раньше начал, позвонил, пришёл, нашёл. . . "

Как организовать свою жизнь эффективно

Итак, с чего начать?

Сперва следует посмотреть со стороны на то, как протекает ваш день. Для этого отлично подходит ведение дневников. Выясните какое количество времени тратится пассивно — дорога, соц сети, серфинг в интернете. Спросите у себя, что бы я хотел сделать, на что мне всегда не хватает времени, и уточните, что из этого вы можете делать параллельно с второстепенными, пассивными делами. Таким образом, за один отрезок времени вы сможете выполнять от 2-х дел в параллельном режиме. И это не предел.

Например в дороге можно читать книги, или писать с помощью смартфона или другого устройства (некоторые мировые бестселлеры были написаны в общественном транспорте с помощью коммуникаторов и КПК). Во время ходьбы пешком, или во время работы по дому можно слушать аудиокниги.

Также, выполняя работу по дому можно скачать интересующую вас информацию из интернета и поразмыслить над разрешением некоторых задач связанных, например, с работой.

Если вы заранее знаете, что в течение дня у вас будет время "простоя" (в очереди, в ожидании приёма, или другое), то постарайтесь использовать это время максимально с пользой — проверьте почту, если есть мобильный интернет, сделайте срочные звонки, узнайте как дела у близких.

И всегда, перед тем как приступить к выполнению какого-либо дела, поразмыслите, какие процессы могут выполняться без непосредственного участия вас, и просто запустите их.

Очень важным помощником является органайзер. В нём следует завести отдельный раздел — "Параллельное выполнение", и уже в нём всевозможные "Ожидая", "В транспорте", "За рулём", "Во время уборки", "Готовлю" и всё что свойственно для вашей жизни. И постепенно вносите в соответствующие подпункты различные задачи. Также можно расширить подпункты условиями "есть мобильная связь", "доступен интернет", "возможность сосредоточиться" и т. п. Удобно группировать дела по временным отрезкам — "на выполнение двадцать минут", "на выполнение 1,5 часа" и подобные. Благодаря поиску по множеству разделов, можно очень быстро сориентироваться, что вы успеете выполнить, например, имея в запасе сорок минут во время ожидания приёма к врачу.

И главное — действуйте, пробуйте различные варианты и выберете наиболее удобный для себя. А вот когда параллельное выполнение станут для вас обычным делом, вы удивитесь тому, что, сколько можете успеть за те же 24 часа. Тогда вопрос как организовать свою жизнь перестанет быть мучительным. И вы станете измерять вашу жизнь не прожитым временем, а совершёнными делами.

Источник:
Как организовать свою жизнь эффективно
Возникает ли у вас вопрос: как стать хозяином жизни? Ведь зачастую жизнь многих из нас проходит в диком темпе и больше напоминает сменяющиеся слайды: работа, добраться до дома, приготовить поесть,
http://www.astromeridian.ru/psy/kak_organizovat_svoju_zhiznn.html

(Visited 5 times, 1 visits today)

CATEGORIES